Tidak peduli ukurannya, menjalankan latihan adalah sebuah tantangan. Dengan menyadari — dan yang lebih penting menghindari — beberapa jebakan umum namun tidak dikenali, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk sukses dan profitabilitas.
Seorang dokter yang di masa lalu telah memimpin kelompok medis baik sebagai kepala petugas medis dan presiden, Gerda Maissel, MD, presiden My MD Advisor, sebuah kelompok advokasi pasien swasta, telah melihat baik, buruk, dan buruknya praktik administrasi. Ada spektrum pelanggaran: mulai dari dokter membuat lelucon yang tidak pantas dengan staf atau pasien, hingga gagal menjalin hubungan penting dengan entitas penting lainnya, kata Maissel.
“Menjadi dokter yang baik yang memberikan nilai penting dalam membangun praktik,” jelas Maissel. “Tapi itu bukan segalanya dan akhir segalanya.”
Sementara jumlah praktik milik dokter menurun, hanya di bawah 50% yang masih dalam praktik swasta, menurut survei American Medical Association tahun 2020. Ada juga tren berkelanjutan menuju praktik yang lebih besar. Berapa pun ukurannya, para dokter bertanggung jawab atas strategi, pemasaran, membangun praktik, dan menjaga profitabilitas.
Catherine Lightfoot, CPA, CHBC, presiden National Society of Certified Healthcare Business Consultants (NSCHBC), mengetahui apa yang benar dan apa yang salah dalam menjalankan praktik medis. Meskipun dia mengatakan tidak ada aturan keras dan cepat tentang cara menjalankan kelompok medis yang berkembang, ada kesalahan umum yang sering tidak disadari oleh dokter.
Berikut adalah lima kesalahan utama yang sering muncul, dan pemikiran para ahli tentang cara mencegah atau memperbaikinya:
1. Gagal terlibat dalam kegiatan penjangkauan dan upaya komunitas untuk membangun praktik Anda.
Ya, dokter mendapatkan reputasi yang baik melalui kerja keras, dan itu sering mendahului mereka dalam hal membangun praktik. Tetapi dengan asumsi bahwa menggantung sirap didukung oleh kredensial yang kuat adalah semua yang diperlukan untuk sukses mirip dengan membangun situs web dan dengan asumsi orang akan menemukannya secara organik. Mungkin ada saatnya, di komunitas kecil, hal ini sudah cukup baik. Tapi tidak lagi.
Penting untuk merencanakan agar praktik dan nama Anda diketahui oleh calon pasien. “Kebanyakan dokter berpikir itu berarti iklan, tapi bukan itu masalahnya,” kata Maissel.
Sebagian besar persamaan melibatkan memastikan ketersediaan. Ini berarti menetapkan jam kantor yang sesuai untuk audiens target pasien Anda, dan kemudian memastikan Anda mematuhi jam tersebut. Ini melampaui penjadwalan pasien Anda saat ini dan juga menjadi pasien rujukan. Dan itu terutama benar saat dalam fase membangun praktik baru.
“Jika salah satu kolega Anda menelepon dengan pasien rujukan, dan mereka menganggap masalah ini mendesak, Anda perlu memperhatikannya,” jelas Maissel. “Jadi, miliki ketersediaan yang luas untuk kasus rujukan ini.” Dari mulut ke mulut, Anda akan mendapatkan reputasi yang baik untuk perawatan dan ketersediaan pasien, dan itu akan sangat membantu untuk mengembangkan praktik Anda.
Membangun budaya yang tidak melibatkan pembatalan dan penjadwalan ulang pasien juga merupakan bagian dari persamaan penjadwalan. “Saya telah melihat keseluruhan kebijakan pembatalan, mulai dari pemberitahuan sebulan tentang perubahan hingga pemberitahuan 3 bulan,” kata Maissel. “Semuanya mendapat masalah yang sama, yaitu gagal membangun budaya di mana dokter tidak mengubah jadwal mereka dan membiarkan pasien menggantung.”
Pada akhirnya, penjadwalan yang tidak tepat, pembatalan, dan kurangnya rasa hormat terhadap urgensi rujukan dapat merugikan praktik. Bangun reputasi dalam keandalan dan berita akan menyebar, dengan cara yang benar.
2. Tidak memiliki cukup pengawasan terhadap layanan penagihan outsourcing Anda
Penagihan adalah salah satu bagian terbesar dalam menjalankan praktik yang sukses dan menguntungkan, namun terlalu banyak praktik yang mengabaikannya begitu mereka menyerahkannya ke perusahaan penagihan. Itu bisa merugikan Anda lebih dari satu cara, kata Lightfoot. “Tagihan berubah setiap saat, dan jika Anda tidak memantau mitra penagihan Anda, Anda tidak tahu apa yang Anda dapatkan,” katanya.
Lightfoot mengatakan bahwa satu dekade yang lalu, penagihan jauh lebih mudah — pada dasarnya, Anda melakukan pekerjaan dan menerima pembayaran. Asuransi kompleks, Medicare, dan lingkungan Medicaid saat ini telah mengubah lanskap. “Sekarang Anda harus berjuang untuk setiap dolar yang Anda bayarkan,” kata Lightfoot. “Tarif dipotong setiap saat, Anda mungkin kehilangan klaim, dan aturannya terus berubah.”
Solusi untuk banyak praktik adalah melakukan outsourcing penagihan, yang didukung oleh Lightfoot. “Mereka berspesialisasi dalam hal ini, dan itu awal yang bagus,” katanya. “Tapi itu tidak sesederhana menyerahkannya dan melupakannya.”
Alih-alih, pastikan staf internal Anda mengetahui semua hal tentang pengkodean dan penagihan sehingga mereka dapat mengetahui apa yang tidak dilakukan oleh mitra penagihan outsourcing Anda. Staf internal Anda harus siap untuk melakukan pengkodean, memeriksa pengkodean, dan tetap berada di atas perusahaan penagihan jika mereka tidak memproses klaim dengan cukup cepat. Misalnya: jika ada penolakan, berapa kali perusahaan penagihan akan mengejar uang itu?
Pertanyaan lain untuk ditanyakan saat memasuki hubungan penagihan: Apa yang diharapkan perusahaan penagihan dari praktik Anda? Apakah mereka mengomunikasikan apa yang perlu dikerjakan atau diperbaiki? Apakah mereka memberi Anda laporan bulanan? “Anda ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan laporan tersebut setiap bulan dan membacanya dengan cermat,” kata Lightfoot.
Ini berarti bahwa jika Anda memiliki praktik besar, Anda harus memiliki orang penting dalam departemen penagihan Anda untuk menangani hubungan dengan mitra penagihan Anda. Jika ini adalah praktik yang lebih kecil, tugas kemungkinan besar akan jatuh ke tangan manajer kantor. ‘Siapa’ tidak penting, tetapi memiliki seseorang dalam kasus ini penting.
Aspek penting lainnya dari hubungan penagihan ini adalah memahami apa yang Anda terima untuk pembayaran Anda. “Terkadang pergi dengan penawaran termurah sama dengan mitra penagihan yang tidak mengerjakan klaim dan penolakan tersebut sebanyak yang seharusnya,” kata Lightfoot. “Saya telah melihat biaya mulai dari 4% hingga 9%, dan ujung bawahnya bisa berarti Anda harus mengejar setiap sen.”
3. Lalai untuk menjalin hubungan yang benar dalam masyarakat.
Kesalahan umum lainnya yang dilakukan dokter adalah gagal mengembangkan hubungan profesional yang akan membantu Anda berkembang. Praktik yang berhasil perlu menjalin hubungan dengan orang dan organisasi yang tepat. Sementara golf sore sesekali digunakan untuk melayani tujuan ini, penjangkauan hari ini harus melampaui itu, kata Maissel. “Anda perlu menjalin hubungan dengan rumah sakit dan praktik berbasis rumah sakit karena Anda mungkin memiliki nilai bagi mereka,” katanya. “Anda juga harus menjalin hubungan dengan ACO (Organisasi Perawatan Akuntabilitas) atau PHO (Organisasi Rumah Sakit Dokter) setempat. Identifikasi pemimpin di sana dan beri tahu mereka bahwa Anda ada.”
Membangun hubungan ini melampaui langkah pertama memperkenalkan diri, atau Anda berisiko kehilangan manfaatnya. Anda juga harus memelihara dan “menyuburkan” hubungan ini secara berkelanjutan. “Selama bertahun-tahun, sebagai kepala praktik karyawan, saya memiliki pesaing yang akan berusaha keras untuk mengundang saya makan siang secara teratur,” kata Maissel. “Ketika ada kesempatan untuk grupnya, saya akan menghubungkannya. Saya tidak akan melakukannya jika dia tidak memperbaiki hubungan kami dari waktu ke waktu.”
Pepatah “bukan apa yang Anda ketahui tetapi siapa yang Anda kenal” berlaku di sini. Jika Anda tidak menjangkau orang dan organisasi yang tepat di komunitas Anda, Anda akan kesulitan untuk berhasil sebagai praktik.
4. Mempekerjakan orang/anggota keluarga yang salah untuk pekerjaan itu.
Saat memulai praktik baru, atau jika Anda menjalankan praktik kecil, Anda mungkin tergoda untuk mencari staf yang terjangkau atau andal dari anggota keluarga atau teman. Tidak apa-apa jika anggota keluarga atau teman Anda juga memenuhi syarat untuk pekerjaan itu. Namun, jika tidak, Anda mungkin bersiap untuk kegagalan.
“Ketika Anda mempekerjakan seseorang tanpa kualifikasi yang tepat, Anda harus bersedia melatih mereka untuk pekerjaan itu,” kata Lightfoot. “Dokter tidak punya waktu seperti itu.”
Terlalu sering, kata Lightfoot, seorang dokter akan membuka posisi seperti manajer petugas dan mengisinya dengan mertua, baik yang berpengalaman maupun yang tidak. “Sekarang Anda memiliki seseorang dalam peran yang tidak memenuhi syarat, dan kantor lainnya tidak dapat berbicara tentang itu karena itu adalah kerabat dari dokter utama,” katanya. “Itu tidak menciptakan lingkungan yang baik bagi siapa pun.”
Selain itu, persiapan untuk gagal adalah mempekerjakan seseorang yang mungkin memenuhi syarat, tetapi tidak memiliki kepribadian yang tepat untuk peran tersebut. Posisi meja depan, misalnya, harus dipegang oleh seseorang yang sedikit optimis dan mampu melakukan banyak tugas. “Kamu tidak bisa menempatkan orang yang pemalu dan pendiam dalam pekerjaan itu,” kata Lightfoot. “Jadi, jika Anda melihat seseorang dengan pengalaman 10 tahun dalam praktik medis, tetapi mereka dicadangkan, apa yang akan terjadi? Anda harus memikirkan hal ini saat merekrut.”
Seorang PA mengingat praktik keluarga kecil di mana istri dokter utama adalah manajer kantor. Untuk menghemat uang, sang istri melepas lampu dari kamar kecil staf dan ruang makan siang staf dan menolak permintaan staf untuk mendapatkan liburan. Staf merasa tidak dapat berbicara, dan mereka — dan semua anggota staf kantor yang baru — akhirnya meninggalkan praktik tersebut.
5. Mengabaikan pentingnya bertindak seperti seorang profesional dan menghormati staf Anda.
Yang ini mungkin tampak jelas, tetapi banyak dokter merasa terlalu nyaman di lingkungan kantor, kata Maissel. Ini dapat mencakup banyak perilaku buruk, mulai dari membuat lelucon yang tidak pantas kepada staf dan pasien, hingga rekan kerja yang suka mengomel. Tak satu pun dari perilaku ini dapat diterima dan dapat membuat Anda melakukan kesalahan, terutama ketika tenaga kerja yang baik sulit didapat. “Staf Anda terdiri dari orang-orang yang menganggap 50 sen per jam itu berarti,” katanya. “Jika mereka tidak memiliki kantor yang hangat dan suportif, mereka akan mencari di tempat lain.”
Hal ini terutama terjadi pada orang-orang muda yang sekarang memasuki dunia kerja – mereka kurang toleran dibandingkan generasi sebelumnya dengan perilaku buruk. Cobalah untuk membangun lingkungan yang profesional namun mengasuh bagi staf Anda. “Tanyakan tentang hal-hal yang penting bagi mereka,” kata Maissel. “Obrolan ringan bisa sangat bermanfaat. Lihat mereka sebagai manusia, bukan roda penggerak.”
Perilaku yang tidak pantas dan tidak peduli akan memberikan reputasi kepada para pemimpin dokter, reputasi yang melekat. “Komunitas medis cukup terhubung, dan jika Anda cukup sering berperilaku tidak tepat, itu akan kembali kepada Anda,” kata Maissel.
Meluncurkan, dan mempertahankan, praktik medis yang sukses tidak pernah diberikan, tetapi ada kesalahan. Namun, dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat menghindari kesalahan umum — dan berdampak — ini dan menyiapkan praktik Anda untuk sukses.
Untuk berita lebih lanjut, ikuti Medscape di Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, dan LinkedIn